Steigere mit schlauem Self-Management deine Produktivität– Teil 2
Tipps von Richard Staudner
Unser Smartphone - Segen und Fluch zu selben Zeit
Wir wissen es. Das Smartphone ist unser größter Störfaktor.
Hast du dir schon einmal bewusst gemacht, wieviel Zeit du mit deinem Smartphone verbringst? Beim Surfen, auf Social Media, in Chats mit Freunden oder auf diversen Apps.
Sie dir mal die Statistik auf deinem Smartphone an mit was du die meiste Zeit verbringst. Das kann mittlerweile jedes Betriebssystem anzeigen.
Mehrere Stunden am Tag? Leider für viel von uns „ganz normal“! Mach dir keine Vorwürfe, es ist nicht deine Schuld, meist geschieht der Griff zum Handy unbewusst oder aus Gewohnheit (1). Aber von nun an kannst du die Spielregeln festlegen.
Benachrichtigungen am Handy ausschalten
Unterbrechungen, zum Beispiel durch die Smartphone- Benachrichtigungen, holen dich aus deinem Workflow und deinem Fokus. Studien zeigen, dass wir nach einer Störung – auch wenn es nur eine Benachrichtigung ist – bis zu 30 Minuten benötigen, um wieder in den Flow zu kommen und somit gedanklich wieder voll drinnen zu sein (1).
Wenn du alle 10 Minuten eine Nachricht bekommst, wirst du praktisch nie in einen produktiven Arbeitszustand gelangen.
Also mach es dir leichter und schalte die Display Benachrichtigungen aus. Nur das Wichtigste sollte reinkommen, wie etwa Anrufe oder Nachrichten von Notfallkontakten.
Alles andere kannst du nach deiner Focus-Session nachlesen. Insbesondere Social Media hat jetzt Pause.
Langeweile in der Vorlesung?
Jeder Student kennt das. Du sitzt in der dritten Vorlesung und das vorgetragene Thema ist wirklich weit entfernt von interessant oder gar fesselnd.
Das Nutzen von Handys während einer Vorlesung auf der Universität steht in Verbindung mit schlechteren Ergebnissen bei Prüfungen (2) und allgemein schlechterer akademischer Performance (3). Schon allein die Anwesenheit des Handys, selbst wenn es nicht angegriffen wird oder läutet, hemmt die kognitive Leistung und Aufmerksamkeit (6,7).
Also besser aus dem Sichtfeld weg in den Rucksack räumen.
Das Smartphone als Business-Tool?
Wenn du mit deinem Smartphone arbeiten musst, versuche diese Arbeit auf einen gewissen Zeitraum zu beschränken. Nutze etwa eine vorgeplante Stunde am Tag für E-Mails und Soziale Netzwerke Interaktionen und Beiträge.
Ich beantworte E-Mails beispielsweise nur am Morgen oder am Ende des Arbeitstages. Dazwischen möchte ich ja fokussiert arbeiten.
Deine Kommunikationspartner gewöhnen sich früher als du denkst an so einen Arbeitsstil und verlieren die Erwartung, auf jede E-Mail sofort eine Antwort zu bekommen. Lass den Zeitdruck anderer nicht zu deinem werden.
Räum dein Handy auf, es sollte nur das essenzielle enthalten. Insbesondere auf dem Startbildschirm. Verschiebe Soziale Netzwerke und Spiele-Apps zumindest auf die zweite Seite deiner Smartphone Oberfläche.
Benachrichtigungen am Sperrbildschirm und auch Töne solltest du stark einschränken oder am besten komplett ausschalten. Viele Menschen können wegen solcher Störfaktoren nicht einmal einem 10-minutigen Gespräch mit anderen folgen. Geschweige denn fokussiert arbeiten.
Apropos Beiträge in den Soziale Netzwerke! Du willst etwas posten und verlierst dich in einer stundenlangen Instagram Spirale? Dafür gibt es auch Lösungen, und zwar einige Apps, um zu posten ohne die gewünschte Seite zu öffnen.
Du musst selbst nicht stundenlang konsumieren, um etwas in die Welt rauszusenden.
So wichtig ist dein Arbeitsplatz-Setting
Achte darauf, dass es wirklich ruhig um dich herum ist. Cal Newport empfiehlt die Fokus Sessions am frühen Morgen zu machen, wenn der Rest der Welt noch ruht.
Aber auch wenn das nicht geht, oder du kein eigenes Zimmer hast, oder dir einen Arbeitsplatz teilst, gibt es Wege. Zum Beispiel bei einem Gemeinschaftsbüro.
Das Märchen vom Multitasking
Multitasking im Büro und auch in der Freizeit ist ein No-Go. Es führt zu kognitiver Überforderung und tatsächlich schenkst du all den einzelnen Aufgaben dauerhaft nur geteilte Aufmerksamkeit. Das Resultat: schlechte Qualität und mehr Zeitaufwand.
Alles was dir während deiner Arbeit einfällt schreibst du auf einen Notizblock und behandelst es sobald du mit deiner Fokus-Session fertig bist.
Um das Thema Multitasking ein für alle Mal zu klären. Qualitativ Multitasking ist wissenschaftlich gesehen nicht möglich. Eine Studie hat auch gezeigt, dass StudentInnen die sich selbst als Multitasker sehen, in Sache Aufmerksamkeit stark hinter ihren Singletask-KollegInnen herhinken. Ihnen entgehen wertvolle Details und Informationen.
Dieser negative Effekt wird zusätzlich noch durch eine intensive Smartphone Nutzung verstärkt.
Time Management oder „Nur noch schnell das eine erledigen“!
Kennst du das? Du räumst lieber die ganze Wohnung auf, putzt das Bad, kochst und recherchierst für dein neues Sofa bevor du erst mit der Arbeit anfängst. Aufschieben von unliebsamen Dingen, ja da gehört manchmal Arbeit und Studium dazu, ist ein Produktivitätskiller!
#1 Prokrastination ist (aber nicht immer) ein Produktivitätskiller
Aber diese Eigenschaft kann man mit Training bewältigen. Menschen, die im Alltag und in der Freizeit Entscheidungen meiden und Sachen aufschieben, tun das auch in der Arbeit (4).
Übe bereits im Alltag Sachen nicht aufzuschieben und vergiss nicht es dauert lange, um sich Gewohnheiten anzutrainieren. Laut einer Studie im Durchschnitt 66 Tage, bevor es in Fleisch und Blut übergeht).
Halte durch! Was zählt ist, dass du dranbleibst, so wird es zum Automatismus und dein Hirn lernt: Was jetzt zu tun ist, wird jetzt getan.
Tatsächlich ist Prokrastination, oder einfach gesagt Aufschieben von Tätigkeiten, nicht immer schlecht. Wenn deine Aufgaben kreative Lösungsprozesse ist es oft besser, es später zu machen. Wenn deine Stimmung passt.
Etwas Abstand zwischen Aufgabenstellung und Beginn lassen Raum für neue Denkansätze. Nutze die Zeit dazwischen am besten sinnvoll, indem du andere einfachere Arbeiten erledigst.
#2 Zeit und Arbeit gut einteilen
Am Ende bist ja du der/die ChefIn deiner Arbeitseinteilung. Wenn das noch nicht der Fall ist, dann werde es! Das sind auch die Chance, die durch neu entstandene Arbeitsmodelle in der Corona-Zeit entstanden sind, wie zB. flexiblere Arbeitszeit durch Home-Office.
Teile dir deine Arbeit gut ein. Menschen, die die Arbeit selbst einteilen oder einer regelmäßigen Arbeitsaufteilung folgen, liefern bessere Ergebnisse, investieren mehr Zeit in die einzelnen Projekte und versäumen Abgabefristen seltener, das zeigen uns Studien (6).
Stress am Ende einer Frist kann manchmal sogar die Konzentration fördern (7).
Aber prinzipiell, wie wir wissen, ist Stress nicht gut für unsere Gesundheit, verschlechtert Schlaf und macht dauerhaft unglücklich (8 -9 ).
#3 Freizeit ist Freizeit
Sei streng zu dir selbst aber auch zu deinen KollegInnen! Arbeit beginnt zu einem festgeschriebenen Zeitpunkt und hört auch wieder auf. Wenn möglich, terminisiere deine Fokuszeit und auch die einfachen Aufgaben mit einem Block im Kalender.
Einen Arzttermin kannst du auch nicht nach Lust und Laune kurzfristig verschieben. Nach geplanter Arbeit bist du wirklich fertig und gönnst Körper und Hirn die wohlverdiente Pause. Das heißt keine E-Mails lesen, keine Telefonate und auch keine Probleme lösen.
Dies ist ein Akt der Selbstliebe und des Respekts zu dir selbst!
Jetzt ist Freizeit angesagt!
#4 Erholsam schlafen für den Fokus
Ausreichender Schlaf ist die Voraussetzung für Produktivität am Arbeitsplatz, Zufriedenheit mit der Arbeit, Konzentration, und Erinnerungsvermögen (10, 11). Achte auf mindestens sieben Stunden Schlaf, einen regelmäßigen Schlafrhythmus und guten Schlaf.
Guter Schlaf bedeutet, tiefer, erholsamer Schlaf. Das zu erreichen, erfordert beispielsweise eine passende (kühle) Temperatur im Schlafzimmer und ein Herunterfahren des Körpers mit passenden Lichtverhältnissen (Rottöne).
Wie viele bereits wissen, hat auch Kunstlicht eine aktivierende Eigenschaft wie die Sonne. Wenn du abends arbeiten musst, kannst du auch eine Blaulicht Brille nutzen. Diese blockiert die blaue Lichtfrequenz von Leuchtmittel, Smartphone und Laptop und ermöglicht deinem Körper eine natürliche Produktion des Schlafhormons Melatonin.
#5 Sich bewegen für den Fokus
Sportliche Aktivität und gesunde Ernährung fördern die Performance und Produktivität in der Arbeit (12,13). Versuche in deinen Pausen kleine Spaziergänge einzubauen, oder sogar ein kurzes Workout, wenn du zuhause bist. Du kannst ein oder zwei Öffi- Stationen früher aussteigen und den rest zu Fuß gehen, oder mit dem Rad zur Arbeit fahren.
Versorge deinen Körper mit ausreichend Nährstoffen, statt mit Energydrinks und ungesunden Snacks. Während der Arbeit solltest du nicht essen, sondern ausschließlich in den Pausen. Gesunde Ernährung ist die Basis für ein Langes gesundes Leben. Dies solltest du nicht nur wegen der Arbeit machen, sondern dir selbst zuliebe.
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Das ist vielleicht alles etwas viel auf einmal.
Auch dir aus diesem Blogeintrag 3-5 Themen die umsetzen willst heraus. Und starte bitte mit dem einfachsten Thema und nimm dir erst bei erfolgreicher Umsetzung das nächste vor.
Vergiss es nicht.
Von allen diesen Tipps, um mehr Fokus zu haben und das Multitasking zu vermeiden, musst du nicht alle gleichzeitig umsetzen. Die Routine und die neuen Gewohnheiten pendeln sich mit der Zeit ein.
Mein Vorschlag: Du kannst zum Beispiel bei deinem Handy beginnen.
- Schalte Display Benachrichtigungen ab und minimiere dadurch Ablenkungen.
- Als nächstes plane deine ersten Fokus-Session in deinen Kalender ein. Mit jedem Schritt in Richtung Fokus schaffst du etwas mehr Raum für die Dinge, die wirklich wichtig sind im Leben.
- Ziel ist es nicht den ganzen Tag produktiv zu sein, sondern dann wann es wirklich zählt.
Ich wünsch dir viel Spaß im Flow-State.
Dein Performance Optimizer
Richard Staudner
Quellen:
- Chen L, Nath R, Tang Z. Understanding the determinants of digital distraction: An automatic thinking behavior perspective. Computers in Human Behavior. 1. März 2020;104:106195.
- Aaron LS, Lipton T. Digital Distraction: Shedding Light on the 21st-Century College Classroom. Journal of Educational Technology Systems. 1. März 2018;46(3):363–78.
- Wu J, Mei W, Ugrin JC. Student Cyberloafing In and Out of the Classroom in China and the Relationship with Student Performance. Cyberpsychology, Behavior, and Social Networking. 1. März 2018;21(3):199–204.
- Hen M, Goroshit M, Viengarten S. How decisional and general procrastination relate to procrastination at work: An investigation of office and non-office workers. Personality and Individual Differences. 1. April 2021;172:110581.
- Lally P, Jaarsveld CHM van, Potts HWW, Wardle J. How are habits formed: Modelling habit formation in the real world. European Journal of Social Psychology. 2010;40(6):998–1009.
- Ariely D, Wertenbroch K. Procrastination, Deadlines, and Performance: Self-Control by Precommitment. Psychol Sci. 1. Mai 2002;13(3):219–24.
- Degroote C, Schwaninger A, Heimgartner N, Hedinger P, Ehlert U, Wirtz PH. Acute Stress Improves Concentration Performance. Experimental Psychology. 1. März 2020;67(2):88–98.
- Kruk J, Aboul-Enein BH, Bernstein J, Gronostaj M. Psychological Stress and Cellular Aging in Cancer: A Meta-Analysis. Oxid Med Cell Longev. 2019;2019:1270397.
- O’Connor DB, Thayer JF, Vedhara K. Stress and Health: A Review of Psychobiological Processes. Annu Rev Psychol. 4. Jänner 2021;72(1):663–88.
- Ishibashi Y, Shimura A. Association between work productivity and sleep health: A cross-sectional study in Japan. Sleep Health. 1. Juni 2020;6(3):270–6.
- Sun-Suslow N, Campbell LM, Tang B, Fisher AC, Lee E, Paolillo EW, u. a. Use of digital health technologies to examine subjective and objective sleep with next-day cognition and daily indicators of health in persons with and without HIV. J Behav Med [Internet]. 9. August 2021 [zitiert 11. August 2021]; Verfügbar unter: https://doi.org/10.1007/s10865-021-00233-x
- Tarro L, Llauradó E, Ulldemolins G, Hermoso P, Solà R. Effectiveness of Workplace Interventions for Improving Absenteeism, Productivity, and Work Ability of Employees: A Systematic Review and Meta-Analysis of Randomized Controlled Trials. Int J Environ Res Public Health. 14. März 2020;17(6):E1901.
- Grimani A, Aboagye E, Kwak L. The effectiveness of workplace nutrition and physical activity interventions in improving productivity, work performance and workability: a systematic review. BMC Public Health. 12. Dezember 2019;19(1):1676.