Steigere mit schlauem Self-Management deine Produktivität – Teil 1
Tipps von Richard Staudner
Kennst du das…? Es stehen wieder einmal unfassbar viele To-Dos an. Seit Wochen versuchst du, diese ewig lange Liste an Aufgaben abzuarbeiten, aber es ist kein Ende in Sicht. Du versuchst alles in einen Tag zu packen, bist die ganze Zeit beschäftigt und am Abend stellst du fest, dass es weder mit der Arbeit noch mit der Freizeit funktioniert hat, du aber absolut erschöpft bist.
Wie wirst du endlich produktiv? Wie vermeidest du in solchen Zeiten einen Energieeinbruch? Und wie kannst du den Tag zufrieden abschließen?
Eine Welt voller Ablenkungen
Wir leben in einer Welt voller Ablenkungen, egal wo wir sind, wirken äußere Einflüsse auf uns ein.
Smartphone, Umgebungsgeräusche, Werbung, unser Kalender, E-Mails oder Social Media: jeder möchte unsere Aufmerksamkeit, auch wenn es „nur“ online ist. Manchmal ist das toll, denn dann fühlen wir uns wichtig. Zum Beispiel, wenn wir viele Nachrichten bekommen wird unser Gehirn mit dem Belohnungsbotenstoff Dopamin durchflutet und wir fühlen uns bestätigt.
Wir lassen uns ja gerne ablenken,haben deshalb laufend den „Angelhaken“ draußen und warten nur darauf, dass etwas anbeißt und uns aus unserer Arbeits-Routine und Konzentration reißt.
Permanent erreichbar zu sein fühlt sich richtig an, ist aber der absolute Produktivitätskiller.
Ganz ehrlich, meistens ist es einfach nur störend, denn wir können uns nicht auf das Wesentliche fokussieren. Wir können unsere Arbeit nicht erledigen und dann unsere Freizeit genießen.
Aber produktiv zu arbeiten ist nicht unmöglich. Auch in einer Welt voller Ablenkungen können wir unseren Fokus finden. Alles was es dazu braucht sind ein paar kleine Veränderungen in unserer Umgebung und unserem Verhalten.
Hier findest du meine Tipps, um mehr Fokus bei deinen Tätigkeiten zu finden.
#1 Qualitativ arbeiten mit dem „Deep Work“ Prinzip
Der von Cal Newport verwendetet Begriff „Deep Work“ steht für einen gewissen Zeitraum, in dem du dich vollkommen auf ein deine Arbeit fokussierst. Es gibt nichts anderes außer diesem einen Task.
Das hast du sicher schon einmal erlebt: Du kommst in den Flow, es geht auf einmal enorm viel weiter, du verstehst die Dinge besser, kannst Gedanken besser vernetzen und die Zeit fliegt regelrecht davon. Diesen Zustand sollten wir zumindest ein paar Stunden an unserem Arbeitstag erreichen, um die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen. Qualität vor Quantität, wie man so schön sagt.
Aber wie komme ich in diesen Zustand, fragst du dich? Mit den folgenden Tipps schaffst du es diesen Flow-State in deinen Arbeitsalltag einzubauen und so den Fokus im Beruf zu finden.
#2 Fokus-Sessions planen
Das Smartphone ist der größte Störfaktor. Minimiere diesen Stress, indem du bewusst Fokus-Session planst.
Du kannst dein Gehirn mit intensiver Arbeit maximal 2 Stunden belasten, dann braucht es eine große Pause. Reserviere dir mindestens einmal pro Tag einen zweistündigen Fokus-Block ohne Smartphone. Da schaffst du oft mehr als an einem ganzen Tag, wo du alles durcheinander machst.
Es wurde auch nachgewiesen, dass permanente elektronische Benachrichtigungen Stimmungsstörungen fördern, sie beeinflussen die kognitive Funktion, vermindern die Performance und schwächen Lernprozesse.
Als wäre das nicht schon genug, stehen sie sogar in Verbindung mit Stress, Angststörungen, Depressionen und schlechter Selbstkontrolle (1,2).
Neben unzähligen Vorteilen welche Smartphones mit sich bringen, unterschätzen wir ein wenig die gesundheitlichen Auswirkungen, welche eine intensive Nutzung haben kann.
So wichtig ist dein Arbeitsplatz-Setting
Achte darauf, dass es wirklich ruhig um dich herum ist. Cal Newport empfiehlt, Focus Sessions am frühen Morgen zu machen, wenn der Rest der Welt noch ruht.
Aber auch wenn das nicht geht, oder du kein eigenes Zimmer hast, sondern dir ein Großraumbüro teilst, gibt es Wege.
Dein Arbeitsplatz sollte nicht nur aufgeräumt sein, achte auch auf die passenden Geräte und ergonomische Arbeitsmittel, wie ein höhenverstellbarer Tisch. Das fördert die Produktivität, Job Performance und Zufriedenheit (3).
Investiere in dich selbst oder sprich mit deinem/deiner Arbeitgeber/in.
Focus-Sessions ankündigen
Bitte dein näheres Umfeld dich nicht zu unterbrechen. Du kannst etwa eine farbverändernde LED-Lampe nutzen und mit einfachen Signalen deinen Fokus-State kommunizieren. Blau heißt Deep-Fokus: absolut keine Störungen, Gelb heißt Shallow work: ich kann Pausen einlegen und etwas besprechen. Solch ein System können auch Kinder schnell lernen.
Die günstigste Investition ist ein Gehörschutz, wie er auch auf Baustellen verwendet wird. Der kapselt dich komplett von der Umwelt ab und erleichtert es dir in den Flow Zustand zu kommen. Diesen gibt es auch in unauffälligen Designs fürs Büro. Du kannst sie dir sogar im Kleinformat in einem Hörstudio persönlich auf deine Ohren anpassen lassen.
#3 Übe in den Workflow zu kommen
Wie schon erwähnt, ist unser Ziel, in einen ununterbrochenen Zustand der konzentrierten Arbeit zu kommen. Es wird dir bereits leichter fallen, wenn du meine bisherigen Empfehlungen umgesetzt hast, aber dennoch ist es nicht einfach, bei der Sache zu bleiben.
Und das nicht ohne Grund! In einer Welt voller Ablenkungen müssen wir erst wieder Lernen unsere volle Konzentration auf ein Thema zu lenken.
Das Wechselspiel mit Pausen
Fange mit kleinen Zeitabschnitten an. Du kannst dir dazu auch einen Timer stellen und Pausen vorplanen. Ich liebe zum Beispiel das „Pomodoro Prinzip“. 25 Minuten fokussiertes Arbeiten, gefolgt von 5 Minuten Pause.
In der Pause gehe ich in die Küche, um zu trinken oder mache eine kurze Atemübung. Das steigert den Fokus.
Alternativ kannst du auch den Kontext wechseln, kurze Arbeiten, die in anderen Themenbereichen liegen fördern die kognitive Leistung, wenn du nachher wieder zur Ursprungstask zurückkehrst. (4)
Aber Achtung, arbeite nicht in die Pause hinein, dieses Wechselspiel zwischen Belastung und Entlastung ist wichtig für deine Produktivität.
Pausen sind auch für deinen Körper wichtig und vermindern zum Beispiel Rückenschmerzen von zu langem Sitzen (5). Steh auf, hol dir ein frisches Getränk, blick in die Ferne und entspanne deine Augen. Lass deine Gedanken einfach fließen und versuche in der Pause nicht aktiv Probleme zu lösen.
Starte mit diesen Tipps. Wie du deinen Fokus hältst und Multitasking vermeiden kannst, erfährst du in Teil 2.
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1) Throuvala MA, Pontes HM, Tsaousis I, Griffiths MD, Rennoldson M, Kuss DJ. Exploring the Dimensions of Smartphone Distraction: Development, Validation, Measurement Invariance, and Latent Mean Differences of the Smartphone Distraction Scale (SDS). Front Psychiatry. 2021;12:642634.
2) Oraison H, Nash‐dolby O, Wilson B, Malhotra R. Smartphone distraction‐addiction: Examining the relationship between psychosocial variables and patterns of use. Australian Journal of Psychology. 1. Juni 2020;72(2):188–98.
3) Mihalca L, Irimiaș T, Brendea G. TELEWORKING DURING THE COVID-19 PANDEMIC: DETERMINING FACTORS OF PERCEIVED WORK PRODUCTIVITY, JOB PERFORMANCE, AND SATISFACTION. Amfiteatru Economic. 2021;23(58):17.
4) Ariga A, Lleras A. Brief and rare mental “breaks” keep you focused: Deactivation and reactivation of task goals preempt vigilance decrements. Cognition. 1. März 2011;118(3):439–43.
5) Waongenngarm P, Areerak K, Janwantanakul P. The effects of breaks on low back pain, discomfort, and work productivity in office workers: A systematic review of randomized and non-randomized controlled trials. Applied Ergonomics. 1. April 2018;68:230–9.
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